Het schooljaar zit er bijna op, dus ook het schakelprogramma dat ik moet volgen om toegang te krijgen tot de master Culturele Informatiewetenschap. De module die ik dit semester gevolgd heb ging over informatie in organisaties. Over het boek dat we tijdens deze module hebben bestudeerd wil ik het in dit berichtje hebben.

The Knowing Organization : How Organizations Use Information to Construct Meaning, Create Knowledge, and Make Decisions / Chun Wei Choo

Het boek integreert nieuw onderzoek en voorbeelden in het brede terrein van gedrag in organisaties en informatiemanagement. Het doel van Choo is een overzicht en synthese te brengen over dit terrein. Choo kijkt naar de manier waarop organisaties zich gedragen als informatie-zoekende, informatie-creërende en informatie-gebruikende communities en introduceert een geïntegreerd model dat toont hoe organisaties betekenis, kennis en actie creëren. Het boek biedt zo een model van hoe organisaties strategisch gebruik maken van informatie om zich aan veranderingen van buitenaf aan te passen en interne groei te bevorderen. Het model onderzoekt hoe mensen en groepen binnen organisaties informatie gebruiken om een identiteit en een gedeelde context voor actie en reflectie te creëren, voor het ontwikkelen van nieuwe kennis en nieuwe mogelijkheden, en om beslissingen te nemen waardoor middelen en mogelijkheden worden geëngageerd om doelgericht actie te plegen. Het boek bevat hoofdstukken over informatie-storingen, organisatorisch leren, het creëren van kennis en informatie-zoekgedrag.

Het Information Seeking Behavior Model

In het geïntegreerde model ‘Information-Seeking Behavior’ van Choo worden de drie activiteiten weergegeven waaruit het zoeken naar informatie bestaat: het herkennen van informatiebehoeften , het zoeken naar informatie en het gebruiken van informatie (3 driehoeken).

Volgens het model ervaart iemand een informatiebehoefte wanneer hij hiaten waarneemt in zijn kennis of in zijn vermogen om aan iets betekenis te geven.

Cognitieve lacunes, onzekerheid, stress en de context van problemen zijn factoren die het ervaren van informatiebehoeften kunnen beïnvloeden.

Het ervaren van een informatiebehoefte lijdt niet altijd tot het zoeken naar informatie. Diegene die een informatiebehoefte ervaart, kan daar op 3 manieren op reageren:

1. Hij kan het probleem of de situatie van waaruit de informatiebehoefte is ontstaan negeren
2. Hij kan gebruik maken van zijn eigen kennis om het probleem op te lossen, zodat het niet nodig is om naar informatie te zoeken
3. Hij kan er voor kiezen om het hiaat in zijn kennis of zijn vermogen om betekenis te geven door middelvan doelgericht naar informatie te gaan zoeken

De derde keuze zorgt ervoor dat hij in de driehoek komt van het informatie zoeken. Hij zoekt naar mogelijke bronnen, kiest daar de beste uit en raadpleegt die bronnen om de gewenste informatie te krijgen. Deze informatie zorgt ervoor dat hij zijn probleem kan oplossen, dat hij een beslissing kan nemen of dat hij beter betekenis kan geven.

Informatie kan ook toevallig worden verworven door bijvoorbeeld het doornemen van (vak)literatuur en websites, persoonlijke gesprekken met collega’s en persoonlijke observatie. Dit zijn vaste routines die elk individu heeft om elke dag informatie te vergaren (zoals het iedere dag lezen van de krant of het kijken van het journaal). Hoewel deze activiteiten niet gericht zijn op het aanpakken van specifieke informatiebehoeften, wordt nuttige informatie toch vaak op deze toevallige manier vergaard.

De kwaliteit en de toegankelijkheid van de bronnen enerzijds en de motivatie en interesses van het individu anderzijds zijn factoren die het zoeken naar informatie kunnen beïnvloeden.

Het laatste stadium in het model is wanneer het individu de informatie gaat gebruiken voor het beantwoorden van zijn vraag, het oplossen van zijn probleem, het nemen van een besluit, het onderhandelen van zijn positie of het betekenis geven aan een situatie.

Ieder individu heeft verschillende manieren en voorkeuren bij het gebruik van informatie, zijn eigen cognitieve stijl. Daarnaast vermijden mensen die informatie die sterke negatieve emoties wekt bij anderen of zichzelf. Dit vermijden, samen met zijn eigen cognitieve stijl en de normen en regels waaraan het gebruik van informatie is opgelegd, zijn factoren die het gebruik van informatie beïnvloeden.

De uitkomst van het gebruik van informatie is een verandering in de toestand van de kennis of het bewustzijn van het individu, waardoor hij betekenis kan geven of actie kan ondernemen. Deze betekenisgeving of actie genereert dan weer nieuwe ervaringen binnen groepen en deze nieuwe ervaringen creëren op hun beurt weer nieuwe onduidelijkheden en onzekerheden die mensen er toe aanzetten om opnieuw informatiebehoeften te gaan herkennen, informatie te gaan zoeken en informatie te gaan gebruiken. En zo is de cirkel van het informatie zoeken rond.